しくみアレンジのチェック用帳票にて、顧問契約の顧客において一斉に対応が必要な作業タスクをチームで確認し、作業漏れを未然に防いでいます。
一つ一つの作業タスクは顧客担当者が管理および作業していますが、担当任せになってしまうと、意図せぬ漏れが発生することもあります。
また、タスクを緻密にシステム管理しても、登録漏れや、登録したがシステムを見ていないというリスクがあります。これを補うため、２週間に２０分、チーム会議を催し、チームメンバーが相互でタスクを確認し、進捗を確認しあっています。このことで、漏れを防止し、新入職員にも他メンバーがどう対応しているかの共有となり、組織として対応力が強くなっています。
対象となるタスクは、登録しているタスク全てとなるので、「賞与支払い届」「３６協定・１年単位変形労働時間制協定届」「最低賃金チェック」等の切り口で、一斉に一覧化し、完了もしくは、未完了が確認できます。この画面から、ドリルダウンで、各タスクリスト画面まで遷移することができ、現状どこまで進んでいるかも確認できます。
■利用しているメンバーの声（入社1年1か月社労士）
顧問契約において一斉に対応しないといけないタスクは、しくみアレンジより、事前にタスクとして登録することで、通知されているのでやるべきことは分かっています。また全体朝礼で、「最低賃金の周知およびチェック」作業を進めてくださいと周知があるので、改めて対応が必要なことを教えていただけます。しかしながら、「最低賃金のチェック」とは実際に何をすべきかがあやふやで、文字通りのこととも思え、「簡単なことを先輩に質問しにくい」という意識がありました。定期的にタスク相互確認のミーティング内で、他のメンバーのやり方を確認でき、もれなく仕事ができています。人材不足の中、引継ぎや教育の時間を大きく取ることができない状況でも、相互で確認できる仕組みは非常に助かっています。