社労士業は、作業が細かく、多岐にわたる為、ミスが多くなりがちです。それを防ぐために二重チェック体制（一案件2名体制）をとりますが、担当者が複数になると誰がどこまでするのかが明確にならず、作業モレが発生します。

背景には、担当件数の多さにあります。一人が頭の中で整理できる顧問件数は20件から30件程度が適当と考えますが、もし1案件を2人で対応すると、1人で対応する件数が2倍近くになります。一案件当たりの顧問契約料もし平均月3万円だとしたら、その半分の月1.5万円×40件でやっと月60万円の売り上げです、人件費率から考えると、もっと作業をこなさないといけなくなります。

この理由から、1人が担当する件数はベテランで50件を超えていきます。覚えておける件数ではありません。一目でどの案件がどんな申請が今行われていて、どんな状態かが管理できないと回せません。

一方、1人当たりの件数を増えすぎないようにするために、平均の顧問契約料の増額を目指しました。付加価値をつけ、規模感がより大きな企業に提案することがその近道と考えましたが、大きな企業はミスに敏感です。

しくみが整っていないと対応できません。このため、タスク管理の機能はかなり検討を重ねました。

助成金申請は社労士業を営むのに切っても切れないサービスです。

顧客企業様は、助成金の情報を入手し、「こんないい話きいたんやけど」といわれるケース、また「なんで教えてくれんかった」と言われることもあります。

助成金は、企業に対してルール・制度を構築するための動機付けとなり、助成金を申請する行為が企業を強くします。「助成金の申請方法はパンフレットに記載があり、不明点は労働局へ問い合わせればわかる。あとはスケジュール管理なんだから、そのくらいは対応すればいい」と、入口では思います。というより、弊所がそうでした。

助成金サービスは、計画から申請までの期間が長く3年も要するものもありますよね。その間に、顧客企業の動きをつぶさに見ないといけないし、何より「確認を重ね、これで申請できる」と考えいても、実際に申請すると、不支給になることがあります。小さな文字で書かれていたり、意図しない条件が後でわかったりします。その時点ではもうどうにもならず、顧客企業に謝りに行くことになります。顧客企業様は、基本的には助成金なんてそんなに気にしていないとする企業もあれば、どうしてくれるんだとなる企業もあります。

なにより、申請した担当者は、大きな迷惑をかけたとモチベーションが低下し、退職の意思を覗かせます。弊所は「こんなはずじゃなかった。」と助成金を申請をすべて辞めたいと思いました。あまりにも運営にリスクが大きい。

その後の弊所では、いまも助成金の売上比率低くて10％、高くて30％程度を担っています。助成金申請を止めるにはその売り上げに見合った代替措置、いやそれ以上の代替措置が必要です。助成金申請をしないと宣言した場合、顧問契約が切れるところがあるからです。

当社では助成金の不支給決定やトラブルに至る件数は20件に１件程度と捉えていますが、これを50件に1件にすべく、助成金管理に力を入れています。結局、トラブルは起きるのですが、その頻度を下げ、退職率を下げ、ベテランを育成し、より人事コンサルティングに取り組めるようにしようとしています。

同じ気持ちの事業所は多いと思っています。そんな弊所で開発した助成金管理の機能は以下です↓

複数で顧客を対応するようなり、問い合わせの共有化の重要性に早い段階で取り組まれる事業所は多いのではと思います。ここ最近は、コロナ禍も手伝い、Slackや、Chatwork、Teams等のアプリをはじめ様々なツールが世に溢れました。弊所ではSlackを利用し、対応履歴の集約をしています。Slackはカスタマイズ性が高いのが特徴です。